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《會計檔案管理辦法》解讀之二
浏覽次數:621   信息来源: 國家檔案局发布时间:2018-11-13 08:59

四、會計檔案的定期鑒定程序的修訂

    定期鉴定是档案工作的一个重要环节,它是优化档案资源,去除无利用档案,确定档案存销的又一次鉴选。会计档案也不例外。一般来说,各单位应对保管期满的会计档案进行鉴定,并根据鉴定结果采取相应的处置。原《办法》规定了会计档案销毁的具体程序,要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”,但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任,这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人,致使大多数单位不敢销毁会计档案,那怕已到保管期限。大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间,造成了资源浪费。

    根据新《办法》要求,單位不僅“應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,並形成會計檔案鑒定意見書“,而且“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。參加人員至少應包括會計機構、審計機構、紀檢監察人員,必要時還應法律部門參加。“經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。”

    由于各单位每年都会产生会计档案,每年都有会计档案保管期限到期,是否需要每年进行鉴定呢? 这完全取决于企业的实际情况。如果每年到期档案量不大且库房空间充足,可几年鉴定一次,如果每年到期会计档案量比较大,且库房空间有限,可每年开展一次鉴定工作。

    会计档案定期鉴定时为什么要会计机构、审计机构、纪检监察人员参与呢?因为档案部门不一定能全部掌握本单位哪些会计涉及未結清的債權債務和未了事項,這些只有會計機構、審計機構、紀檢監察機構人員共同參與才能全部掌握。設有法律部門的單位,還應請法律部門人員也參與會計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結清的債權債務和未了事項的會計檔案被銷毀的有效措施,是保護單位的合法權益和經濟利益的需求。

    具体鉴定时,可先由档案部门会同会计部门通过逐卷、逐份档案阅读的方法,提出初步的鉴定结论。鉴定时应考虑本办法第十九条的要求。鉴定结论可以是销毁或继续保存期限。初步鉴定结论提出后,形成初步鉴定意见,然后召开鉴定小组或委员会会议,对初步鉴定意见进行讨论审定,形成正式鉴定意见书。经鉴定可以销毁的会计档案,编制销毁清册。

五、對會計檔案銷毀程序的修訂

   由于会计档案包含较多的敏感信息,因此,会计档案销毁工作重点防止会计档案信息外泄,因此新《辦法》首先要求對可以銷毀會計檔案,“單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容”。

    为了防止错误销毁会计档案,新《办法》还设置了销毁前再次确认程序,要求“单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见”。

   监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《办法》规定,“销毁会计档案时,应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务,国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销,既增加了行政管理成本,也难以真正发挥监督作用。为此,新《办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求,即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀後,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

   新《办法》还规定,“电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。”