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《會計檔案管理辦法》解讀之一
浏覽次數:625   信息来源: 國家檔案局发布时间:2018-11-13 08:59

    新修订的《会计档案管理办法》(以下简称《办法》)共31条,与原《办法》相比,主要在以下方面作了修订。一是完善了会计档案的定义和范围。二是明确了会计电子档案管理要求。三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。四是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。五是明确了会计档案出境的管理要求。六是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。七是对定期保管会计档案保管期限作了调整,延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。下面对电子会计档案的定义和范围、电子会计档案管理要求、会计档案可仅以电子形式归档保存的管理要求、会计档案的鉴定要求和销毁程序五个方面的修订进行说明。

一、提出了電子會計檔案的概念。

    新《办法》第三条明确“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”是电子会计档案。本概念既参照了《电子档案管理基本术语》(DA/T58-2014)中的电子档案的概念,又不同于下定义,而是以范围界定的方式确定了什么是电子会计档案。在这个表述中,特别强调了电子会计档案的原生性,即是通过计算机等设备形成的,以区别于将纸质会计档案扫描形成的数字化副本。

二、提出了會計電子檔案管理要求

    与原《办法》相比,新《办法》此次修订最主要的内容就是电子会计档案管理的要求,主要修订要点如下:

    一是明确了“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”,这与原《办法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,並報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同,不用報備即可利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

    二是对电子会计档案移交与接收提出了要求。要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一並移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定;特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。

    电子会计档案接收分为单位内部会计部门向档案部门移交的接收和单位之间的移交接收。对于前者,要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时,應當對電子會計檔案的准確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收;對後者,要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的准確、完整、可用和安全

    三是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

三、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求的修訂

    为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全,对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式,新《办法》提出了如下要求:一是形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;四是采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;五是建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。以上要求中:第一、七项规定是确保电子会计档案的真实,第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用,第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定;单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。